Privacyverklaring

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn en onze taken uit te voeren, heeft de gemeente Culemborg gegevens nodig. In deze privacyverklaring leest u hoe de gemeente omgaat met persoonlijke gegevens.

De bescherming van persoons- en politiegegevens is geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Wet politiegegevens (Wpg). Op de verwerking van uw gegevens is één van deze wetten van toepassing. De AVG en Wpg sluiten elkaar uit.

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets over u vertelt. Of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat of naar u te herleiden is. Denk hierbij aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens zoals vingerafdrukken. Ook gebruikt de gemeente soms bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens. Dit doen we bijvoorbeeld bij het aanvragen van een gehandicaptenparkeerkaart. 

Hoe komen we aan uw gegevens?

Vaak geeft u zelf uw gegevens aan ons, omdat wij die nodig hebben om u verder te helpen. Daarnaast is het soms in de wet geregeld dat wij hiervoor systemen mogen raadplegen, zoals de Basisregistratie Personen (BRP). 

Voor het uitvoeren van onze taken ontvangen wij ook persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit. Denk aan bijvoorbeeld het uitwisselen van persoonsgegevens met scholen voor het uitvoeren van de Leerplichtwet.

Wat doen we met uw gegevens?

Wij verzamelen en registreren gegevens om de juiste hulp of dienst te verlenen. Wanneer u bij de gemeente bijvoorbeeld een bijstandsuitkering, een vergunning of een paspoort aanvraagt, hebben wij gegevens van u nodig. Ook voor taken zoals het handhaven van de openbare orde verwerkt de gemeente persoonsgegevens. 

Soms gebruiken we uw gegevens voor het uitvoeren van onderzoek of voor statistische doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan voor het verbeteren van onze dienstverlening. 

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. We nemen daarom maatregelen om misbruik van uw gegevens tegen te gaan. 

Medewerkers hebben alleen toegang tot informatiesystemen als dat nodig is voor hun werkzaamheden. Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen dus uw gegevens gebruiken. Daarnaast hebben onze medewerkers een ambtseed of ambtsgelofte afgelegd. Zij zijn verplicht tot geheimhouding. 

We zorgen dat uw gegevens goed beveiligd zijn. De gemeente Culemborg is verplicht zich hierbij te houden aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Hierin zijn normen opgenomen waaraan de informatiebeveiliging van de gemeente Culemborg moet voldoen.

Verwerken persoonsgegevens

Waarvoor verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens?

Dat doet de gemeente om verschillende redenen. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een paspoort of een parkeergunning.  Maar ook voor het uitbetalen van uitkeringen of het bieden van schuldhulpverlening. De gemeente heeft veel verschillende wettelijke taken en verplichtingen.

De wettelijke taken en verplichtingen worden binnen de gemeente uitgevoerd door verschillende afdelingen, directies of het Sociaal Team Culemborg.

Wanneer mag de gemeente persoonsgegevens verwerken?

Persoonsgegevens verzamelen en gebruiken mag alleen op basis van een zogeheten grondslag. In de AVG zijn de grondslagen vastgelegd:

1. Om te voldoen aan een wettelijke plicht die de gemeente Culemborg uitvoert. Denk aan het uitvoeren van Woo-verzoeken (Wet open overheid) of het betalen van uitkeringen.
2. Om een taak van algemeen belang te vervullen of het openbaar gezag van de gemeente uit te oefenen. Bijvoorbeeld het bestrijden van allerlei vormen van overlast, zoals geweld, heling, of woonoverlast.
3. Het uitvoeren of tot stand laten komen van een overeenkomst tussen u en de gemeente Culemborg. Zo kunt u bijvoorbeeld een pand huren van de gemeente of andersom. Voor het afsluiten van de huurovereenkomst, heeft de gemeente onder meer uw contactgegevens nodig. 
4. Om uw vitale belang te behartigen; stel dat u een hartaanval krijgt terwijl u bij de balie in het stadhuis staat. Wij mogen dan uw persoonsgegevens gebruiken om uw leven te redden.
5. Om de gerechtvaardigde belangen van de gemeente Culemborg te behartigen. Denk aan het goed beveiligen en beschermen van computersystemen, zodat wij uw persoonsgegevens goed beveiligd kunnen houden.
6. Uw toestemming; Culemborgse ondernemers kunnen zich bijvoorbeeld aanmelden om advies te krijgen van de gemeente. Hiervoor geven zij toestemming om hun gegevens te laten verwerken door ons. De door u gegeven toestemming kunt u altijd intrekken. Wilt u bijvoorbeeld uw toestemming intrekken voor het ontvangen van nieuwsbrieven? Dat kan via de afmeldknop onderaan elke nieuwsbrief die u van ons ontvangt.
7. Wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek. Om de dienstverlening of beleid van de gemeente Culemborg te verbeteren, kunnen wij u vragen uw ervaringen met ons te delen. Wij verzamelen uw persoonsgegevens alleen voor het onderzoek waaraan u meedoet. U bent niet verplicht mee te doen aan het onderzoek en kunt altijd weigeren mee te werken. 

Met wie delen wij uw gegevens? 

Wij werken voor de uitvoering van onze taken en verantwoordelijkheden soms samen met derde partijen. Dit zijn zogeheten ‘Verwerkers’. Daarnaast mag de gemeente uw persoonsgegevens uw persoonsgegevens delen met partners van de gemeente Culemborg. Dat kunnen andere overheidsorganisaties zijn, zoals het UWV en de Belastingdienst. 

Als de gemeente uw gegevens deelt met derden, dan gebeurt dit volgens de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen. Het afsluiten van een verwerkersovereenkomst is zo een contractuele maatregel. De derde partijen verwerken uw persoonsgegevens alleen volgens de toepasselijke wetgeving. 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?  

De gemeente moet zich houden aan de Archiefwet 1995 en volgt de vastgestelde Selectielijsten van de Vereniging van Nederlandse gemeenten (VNG). Hierin staat voor de meeste processen hoe lang de gemeente uw persoonsgegevens wettelijk moet bewaren. In de andere gevallen bewaren wij uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de taak. 

Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) zijn ambtenaren die de politie helpen bij het opsporen van strafbare feiten. Persoonsgegevens die verwerkt worden voor het opsporen van strafbare feiten valt onder de Wet Politiegegevens (Wpg). Persoonsgegevens die onder deze wet vallen noemen we politiegegevens. 

De gemeente Culemborg heeft boa’s in dienst voor toezicht en handhaving in de openbare ruimte. En voor het handhaven van de Leerplichtwet. Wanneer boa’s persoonsgegevens gebruiken voor het opmaken van een proces-verbaal na een overtreding van de wet, vallen deze gegevens onder de Wpg.

De grondslagen op grond van de Wpg wijken af van die van de AVG. Voor de gemeente Culemborg gelden de volgende grondslagen voor de Wpg en aanvullend daarop het Besluit politiegegevens boa (Bpg boa):

1. Uitvoering van de dagelijkse politietaak (artikel 8 Wpg). Bijvoorbeeld de leerplichtambtenaar of de handhaver die politiegegevens verwerkt voor de dagelijkse politietaak. 
2. Onderzoek in verband met de handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval (artikel 9 Wpg). Bijvoorbeeld de onderzoeken die de sociaal rechercheurs doen. Dit zijn gerichte onderzoeken, waarbij de sociaal rechercheurs bijzondere opsporingsbevoegdheden kunnen inzetten.
3. Ondersteunende taken (artikel 13 Wpg). Het gaat hierbij om een verdere verwerking van politiegegevens met een ander doel. Deze politiegegevens komen uit artikel 8- of 9-verwerking.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoons- en politiegegevens?

De gemeente Culemborg is verantwoordelijk voor het verwerken van persoons- en politiegegevens. Binnen de gemeente Culemborg zijn drie verschillende bestuurlijk verantwoordelijken. Dit zijn de burgemeester, de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, het gebruik te beperken of in bepaalde gevallen te laten verwijderen. U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. En u heeft het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan u of een derde (dataportabiliteit). 

We reageren binnen vier weken op uw verzoek. Meer informatie en hoe u een beroep kunt doen op een van de hierboven genoemde rechten, leest u op de pagina gebruik van uw privacyrechten (AVG).  Als u gebruik maakt van uw privacyrechten, dan kunnen we aanvullende informatie opvragen om uw identiteit te kunnen controleren. 

Hoe garanderen wij dat we veilig met uw persoonsgegevens omgaan?

We doen er alles aan om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen. We nemen technische, fysieke en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang of bewerking. Bijvoorbeeld door het opslaan van gegevens in beveiligde omgevingen, het beperken van toegang tot gegevens tot bepaalde medewerkers (autorisatiebeleid) of training van medewerkers. We houden ons aan de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

We gaan zorgvuldig met uw persoons- en politiegegevens om. Toch kan er een datalek ontstaan. Dat gebeurt als gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of door een fout verloren raken. Denkt u dat er sprake is van een datalek? Meld het datalek dan zo snel mogelijk.

Gebruik van profielen voor besluiten

Soms is het nodig om profielen van mensen te gebruiken, bijvoorbeeld om de juiste zorg te bieden. we zijn hierover zo open mogelijk. Besluiten op basis van profielen en die rechtsgevolgen hebben voor Culemborgse inwoners, nemen we niet volledig geautomatiseerd.

In specifieke gevallen maken we wel gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Daarbij is geen sprake is van profilering. Het gaat om situaties waarbij de geautomatiseerde besluitvorming nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het vervullen van een taak van algemeen belang. Denk aan het opleggen van een boete, nadat wij door kentekenherkenning weten dat auto’s de milieuzone zijn ingereden terwijl dat niet mag.

Bezoek aan de website

Informatie over uw bezoek aan de websites van de gemeente wordt opgeslagen in zogenoemde cookiebestanden. Meer hierover leest u in onze cookieverklaring.

Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

Wilt u weten welke persoonsgegevens overheidsinstanties gebruiken? Op Mijn Overheid vindt u na inloggen een pagina met de titel 'Identiteit'. Daar ziet u welke gegevens van u zijn geregistreerd bij verschillende overheidsorganisaties. Hier vindt u onder meer een overzicht van uw gegevens in de Basisregistratie personen (BRP).

Op de site van de Rijksoverheid ziet u welke organisaties gegevens uit de BRP krijgen om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren.

De Autoriteit Persoonsgegevens is de instantie die in Nederland toezicht houdt op de bescherming van persoonsgegevens. Op de site van Autoriteit Persoonsgegevens staat veel algemene informatie over persoonsgegevens en de bescherming hiervan.

De gemeente Culemborg heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG is de onafhankelijke, interne toezichthouder op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). De FG controleert of de gemeente zich houdt aan de AVG en de Wpg.

U kunt contact zoeken met de FG voor vragen of opmerkingen. Ook kunt u er een klacht indienen als u van mening bent dat de gemeente zich niet houdt aan de privacywetgeving. Stuur een e-mail naar: fg@culemborg.nl.

Mocht u zich niet prettig behandeld voelen door een ambtenaar van de gemeente Culemborg? Of komt er maar geen reactie op een brief die u aan de gemeente gestuurd heeft? U kunt dan een klacht indienen bij de gemeente. Meer hierover leest u in onze klachtenprocedure.

Mocht u er niet samen met ons uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heeft u nog vragen?

Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Heeft u hier nog vragen over, neem dan contact op via Privacy@culemborg.nl.